Kontaktgruppen¶
Pfad: Stammdaten → Kontaktgruppen
Kontaktgruppen sind benannte Verteilerlisten, über die mehrere Kontakt-Nutzer gleichzeitig per E-Mail benachrichtigt werden können.
| Anwendungsfall | Zeitpunkt | Inhalt der E-Mail |
|---|---|---|
| Genehmigungsversand | Wenn ein Sachbearbeiter einen Vorgang genehmigt | Genehmigungsdokument als PDF-Anhang |
| Gebührenbescheid-Versand | Wenn ein Gebührenbescheid erstellt wird | Gebührenbescheid als PDF-Anhang |
Kontaktgruppen sind unabhängig von einzelnen Vorgängen und können für beliebig viele Genehmigungen wiederverwendet werden.
Liste¶
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Kontaktgruppe (durchsuchbar, sortierbar) |
| Erstellt am | Anlagezeitpunkt (ein-/ausblendbar) |
| Zuletzt geändert | Zeitpunkt der letzten Änderung (ein-/ausblendbar) |
Anlegen¶
Pfad: Stammdaten → Kontaktgruppen → Neu
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Name | Bezeichnung der Gruppe (z. B. „Tiefbauamt", „Versorgungsbetrieb Nord") | ✓ |
| Mitglieder | Mehrfachauswahl aus allen Nutzern mit der Rolle „Kontakt"; Suche nach Vorname, Nachname oder E-Mail | – |
Das Auswahlfeld zeigt Mitglieder im Format Vorname Nachname (e-mail@beispiel.de). Über das „+"-Symbol neben dem Auswahlfeld kann ein neuer Kontakt direkt angelegt werden, ohne die Seite zu verlassen – der neue Nutzer erhält automatisch die Rolle „Kontakt" und keinen Antragstellerportal-Zugang. → Antragsteller & Kontakte
Verwendung im Workflow¶
Genehmigungsversand¶
Im Genehmigungsdialog können Sachbearbeiter im Abschnitt „E-Mail-Versand" eine oder mehrere Kontaktgruppen auswählen. Nach der Genehmigung:
- Vorgang wechselt in den Status „Genehmigung erteilt"
- Genehmigungsdokument wird als PDF generiert (optional: mit Karte und digitaler Signatur)
- Alle Mitglieder der ausgewählten Gruppen erhalten das PDF per E-Mail
- Der Antragsteller wird separat benachrichtigt
Gebührenbescheid-Versand¶
Beim Erstellen eines Gebührenbescheids erscheint derselbe „E-Mail-Versand"-Abschnitt. Nach dem Auslösen erhalten alle Mitglieder der ausgewählten Gruppen den Bescheid als PDF.
Versandverhalten¶
- E-Mails werden für jeden Nutzer einzeln versendet – keine sichtbaren Empfänger für andere
- Nutzer ohne hinterlegte E-Mail-Adresse werden stillschweigend übersprungen
- Ein fehlgeschlagener Versand an einen Nutzer beeinflusst die anderen Empfänger nicht
- Ist der Import-Modus aktiv (Einstellungen → Plattform), werden alle Kontaktgruppen-Benachrichtigungen unterdrückt
- Der Versand erfolgt asynchron – der Sachbearbeiter muss nicht warten
Hinweise¶
Wiederverwendbar — Eine Gruppe ist keinem Vorgang fest zugeordnet. Änderungen an der Mitgliederliste wirken sich auf alle künftigen Versandvorgänge aus; bereits gesendete E-Mails bleiben unverändert.
Kein Einzelausschluss — Es gibt keine Möglichkeit, einzelne Mitglieder pro Versandvorgang auszuschließen. Ein Ausschluss erfordert das Entfernen aus der Gruppe im Voraus.
Löschen — Das Löschen einer Gruppe entfernt sie aus dem System. Vorgänge mit noch nicht versendetem Auftrag verlieren die Zuordnung. Bereits versendete Benachrichtigungen sind nicht betroffen.