Einzeldatensatz

Diese Ansicht gliedert sich in eine Grundansicht mit Basisinformationen (Status, Antragsart) und weiteren Registerkarten (Tabs).

Basisinformationen (Überblick)

Gibt es aktive Vorgänge in der Nähe, erscheint hier ein gelber Warnhinweis. → Nahegelegene Vorgänge

• Grund der Maßnahme – Beschreibung des Vorgangs
• Bearbeitungsstatus – wird über Workflows automatisiert gesteuert
• Durchführungszeiträume – Beginn, Ende, Baubeginnanzeige, Verlängerungsdatum
• Kassenkonto - Zur internen Verrechnung gedacht
• Aktenzeichen - Mit automatischer Berechnung oder manuell. Siehe Einstellungen.
• Auflagen und Bedingungen - Freitextfeld das individuell auch im Genehmigungsbescheid ergänzt wird.
• Anmerkungen - Freitextfeld für interne Verwendung
• Notfall Optional – Zeigt an, dass die Vorlaufzeitprüfung bei der Einreichung übersprungen wurde. Kann nachträglich durch den Sachbearbeiter geändert werden. Notfall-Vorgänge sind in der Listenansicht durch ein rotes Warnsymbol (⚠) gekennzeichnet.

Durchführungszeiträume

• Beginn - Es kann eingestellt werden, dass ein Beginn mindestens X Tage in der Zukunft liegen muss.
• Ende
• Tatsächlicher Beginn Optional – Baubeginnanzeige; vom AS eingemeldet
• Verlängerungsdatum - erscheint Button „Verlängerung genehmigen“, der das Datum in „Ende“ überträgt und „Verlängerungsdatum“ leert.

Auflagen und Bedingungen

• In diesem Textfeld können für jeden Vorgang einzeln Auflagen und Bedingungen auferlegt werden.
• Dies kann im Freitext geschehen.
• Alternativ können vordefinierte Textbausteine verwendet werden, diese können auch nachträglich angepasst werden. Dies erspart bei wiederkehrenden Auflagen einzelnes eingeben.

Verwandtes How‑to: Verlängerung genehmigen

Gebühren

Mit GebührenmodulOhne Gebührenmodul

Modul

Die Gebührenaufstellung zeigt alle Gebührenpositionen des Vorgangs. Positionen werden automatisch anhand der konfigurierten Gebührenregeln berechnet.

!!! info “Positionen mit Menge 0” Positionen mit Menge 0 werden bei der Abrechnung und im Export nicht berücksichtigt.

Spalten der Positionstabelle:

Spalte	Beschreibung
Bezeichnung	Name der Gebührenposition
Berechnungsart	Pauschal, Pro Tag, Pro m², Pro Einheit, Staffelgebühr oder Staffelgebühr (Zeit & Fläche)
EP (€)	Einzelpreis
Menge	Berechnete oder manuell eingetragene Menge
Gesamt (€)	Berechneter Gesamtbetrag der Position
Rechtsgrundlage	Optionale rechtliche Grundlage der Position
Abgerechnet am	Datum der Abrechnung; wird beim „In Rechnung stellen” gesetzt

Aktionen:

• Neu berechnen – Berechnet alle Positionen anhand der aktuellen Gebührenregeln neu
• + Manuelle Position – Fügt eine zusätzliche Gebührenposition manuell hinzu
• In Rechnung stellen – Öffnet einen Dialog zur Auswahl von Kontaktgruppen; erstellt anschließend den Gebührenbescheid (PDF), versendet ihn per E-Mail und markiert alle offenen Positionen als abgerechnet. Nur sichtbar, wenn noch offene Positionen vorhanden sind.
• Exportieren – Lädt abgerechnete Positionen als CSV oder XLSX herunter; jederzeit verfügbar

Unterhalb der Positionstabelle befindet sich die Abrechnungshistorie mit allen bisher erstellten Gebührenbescheiden des Vorgangs (Datum, Betrag, Aussteller, Download-Link).

Verwandtes How‑to: Gebühren abrechnen

Ist das Gebührenmodul nicht aktiviert, steht nur ein einfaches Betragsfeld zur Verfügung. Der Gebührenbetrag kann manuell eingetragen werden und erscheint im Genehmigungsbescheid. Gebührenregeln, automatische Berechnung und Export sind in dieser Variante nicht verfügbar.

Beteiligte

• Antragsteller - kann geändert werden (aus bestehenden Benutzern wählen oder neu anlegen)
• Externes Aktenzeichen - Freitext als Referenz für oder vom AS
• Kontakte - Personen mit Rollen (z. B. Bauleiter, Auftraggeber)
• Organisation - ausführende Firma(n) oder Auftraggeber

Verwandtes How‑to: Vorgang zuweisen

Örtlichkeit

• Adressdaten - Hierüber erfolgt eine automatische Geokodierung des Vorganges, der dann im Kartenfenster als Punkt angezeigt wird

Achtung

Änderungen an Adressdaten lösen eine erneute Geokodierung aus und überschreiben vorhandene Geometrien – außer es wird im selben Speichervorgang gleichzeitig eine neue Geometrie auf der Karte eingezeichnet. In diesem Fall hat die gezeichnete Geometrie Vorrang und die Geokodierung wird übersprungen.

Situation	Gespeicherte Geometrie
Nur Adresse geändert	Geokodierungspunkt aus der neuen Adresse
Nur neue Geometrie gezeichnet	Eingezeichnete Geometrie
Adresse geändert und Geometrie gezeichnet	Eingezeichnete Geometrie (Geokodierung übersprungen)

Ein Hinweis im Tab macht darauf aufmerksam, wenn bereits eine Geometrie am Vorgang gespeichert ist.

• Sonderfall Stadtteil Optional Auswahlliste - Alternativ zu dem Freitextfeld Ort, kann hier für das Online-Formular dem AS nur eine vordefinierte Auswahl an Orten vorgegeben werden, um beispielsweise falscher Ortsangaben zu verhindern. Die Auswahlwerte sind in den Einstellungen zu definieren.

Info

Die automatische Geokodierung berücksichtigt entweder das Feld Ort oder Stadtteil und muss je nach definierter Sichtbarkeit im Online-Formular in den Einstellungen definiert werden.

• Lage im Verkehrsraum Auswahlliste - nähere Lageangabe (Auswahlliste, in den Einstellungen definiert)

Karte

• Vorgänge werden anhand der Adressdaten als Punkt verortet

• Geometrien - Es besteht die Möglichkeit die Lage und Ausdehnung eines Vorganges mit ein oder mehreren Geometrietypen zu zeichnen

• Layersteuerung - Es lassen einzelne Layer an- und ausschalten. Die Inhalte der Layer lassen sich in den Einstellungen anpassen

Verkehrsrechtliche Anordnung (VAO)

• Dieser Tab ist nur sichtbar wenn bei der Antragsart eine Verkehrsrechtliche Anordung Bestandteil ist, d.h. Verkehrsrechtliche Anordnung (VAO), Aufbruchgenehmigung (inkl. VAO) oder Sondernutzung (inkl. VAO)
• Verkehrsreglung nach - Auswahlliste, ob die Verkehrsregelung entsprechend eines Regelplans oder eines individuellen Schilderplans bestimmt ist. Abhängig von der Auswahl ist ein individueller Schilderplan hochzuladen oder aus der Liste der Regelpläne die entsprechenden auszuwählen (s.u.).
• Regelplannummer nach RSA21
• Feld nur sichtbar, wenn in Verkehrsreglung nach "beigefügtem Regelplan" ausgewählt wurde.
• Die ausgewählten Regelpläne (Mehrfachauswahl ist möglich) werden dem Genehmigungsbescheid als PDF automatisch angehängt.
• Anliegerverkehr - Freitext für detaillierte Angaben
• Umleitungsbeschreibung - Freitext für detaillierte Angaben
• Nachweis der fachlichen Eignung

Aufbruch

• Dieser Tab ist nur sichtbar wenn es sich bei der Antragsart um einen Aufbruch handelt, d.h. Aufbruchgenehmigung oder Aufbruchgenehmigung (inkl. VAO).
• Oberflächenbeschaffenheit (Mehrfachauswahl) Auswahlliste – Werte in den Einstellungen definiert
• Leitungsart Auswahlliste – Werte in den Einstellungen definiert
• Leitungstyp Auswahlliste – Werte in den Einstellungen definiert
• Freigegeben / Freigegeben bis Optional
• Diese Felder sind nur aktiviert, wenn eine separate Aufbruchsfreigabe vorgesehen ist und in den Einstellungen global aktiviert ist.
• Über den dann angezeigten Button "Aufbruch freigeben" werden diese Felder automatisch befüllt. Das Feld „Freigegeben bis" wird dabei mit dem Maßnahmenende des Antrags vorausgefüllt.

Abnahme und Mängel

• Eine Erfassung von Abnahmen und Mängel ist auch über die mobile Kartenkomponente möglich.
• AS und zuständiger Benutzer erhalten E-Mail aus Mangelerfassung, dass Mangel vorliegt, wobei doppelte E-Mails vermieden werden wenn beide Personen identisch sind.
• Zur Erfassung von mehreren Abnahmen und Mängeln inkl. Foto.
• Zu jeder Abnahme können Fotos und Dokumente direkt hochgeladen werden. Die Dateien erscheinen automatisch in der Dokumenten-Übersicht des Vorgangs.
• Der Status des Mangels wird durch einen farbigen Punkt gekennzeichnet (🔴 offen, 🟡 in Bearbeitung, 🟢 behoben)

Gewährleistung

• Wenn der Vorgang in den Status „Gewährleistungsphase" springt, wird hier automatisch ein Datensatz angelegt. Das Datum berechnet sich aus dem Beginn der Gewährleistungsphase und der in den Einstellungen definierten Gewährleistungsdauer.
• Bei Bedarf können auch, je nach Antragsart, Gewährleistungsphasen unterschiedlich angelegt werden.

Weitere Funktionen

Kommentare

• Über die Kommentare kann zwischen AS und SB kommuniziert werden. Eine E-Mail-Erinnerung bei neuem Kommentar kann aktiviert werden.

Dokumente

• Hier werden sämtliche Dokumente zu einem Vorgang verwaltet.
• Die Genehmigungsbescheide werden hier automatisch während der Genehmigung hochgeladen.
• Es können frei Dokumente hochgeladen werden. Während der Genehmigung können diese als Anhang ausgewählt werden (nur PDF).
• Fotos aus der Mangelerfassung werden hier automatisch hochgeladen.

Datensatzhistorie

• Hier können sämtliche Änderungen mit Angaben zum Benutzer und Datum eingesehen werden.

Duplizieren

• Hier kann der gesamte Einzeldatensatz mit seinem aktuellen Inhalt dupliziert werden.

Antrag ablehnen

• Hier kann ein Antrag auch abgelehnt werden. Der Datensatz bleibt dann bestehen, der Sachbearbeiter muss beim ablehnen dem Antragsteller eine Begründung angeben. Der Antragsteller wird über die Ablehnung mit der Begründung informiert.

Genehmigung

• Vor der Genehmigung kann eine Vorschau des erzeugten pdf angezeigt werden.
• Bei der Genehmigung können vorher definierte globale Dokumente an die Genehmigung angehängt werden.
• Nicht nur der Antragsteller kann bei einer Genehmigung informiert werden, über Kontaktgruppen kann auch ein vorher definierter Kreis (wie zum Beispiel Feuerwehr, Entsorger, etc.) die Information ebenfalls erhalten.
• Wenn eine Genehmigung erteilt wird, kann ein DIN-A4 Dokument mit einer Karte an den Vorgang angehängt werden.