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Gebühren abrechnen

Kurzüberblick

Gebührenpositionen werden automatisch aus den konfigurierten Gebührenregeln erzeugt. Bei Bedarf können zusätzliche Positionen manuell erfasst werden. Über „In Rechnung stellen" wird ein Gebührenbescheid erstellt.

Modul

Gebühren neu berechnen

Positionen werden beim Anlegen und bei Verlängerungen automatisch berechnet. Um sie manuell auf den aktuellen Stand zu bringen:

  1. Öffnen Sie den Vorgang → Tab Gebühren.
  2. Klicken Sie auf Neu berechnen.

Positionen mit Menge 0 werden bei der Abrechnung und im Export nicht berücksichtigt.

Manuelle Position hinzufügen

  1. Öffnen Sie den Vorgang → Tab Gebühren.
  2. Klicken Sie auf + Manuelle Position.

  3. Füllen Sie das Formular aus:

    Bezeichnung (Pflichtfeld)
    Freitext, z. B. „Sondergebühr"
    Einzelpreis (€)
    Preis pro Einheit
    Menge
    Anzahl der Einheiten (Standard: 1)
    Gesamt (€) (Pflichtfeld)
    Gesamtbetrag; kann unabhängig von Einzelpreis × Menge eingetragen werden
    Rechtsgrundlage
    Optionaler Freitext zur rechtlichen Grundlage

  4. Klicken Sie auf Absenden.

Die Position erscheint sofort in der Tabelle; die Gesamtsumme wird aktualisiert.

In Rechnung stellen

Der Button „In Rechnung stellen" ist nur sichtbar, wenn Sie die Berechtigung „Gebühren abrechnen" besitzen und noch mindestens eine offene Gebührenposition vorhanden ist.

  1. Öffnen Sie den Vorgang → Tab Gebühren.
  2. Klicken Sie auf In Rechnung stellen.
  3. Wählen Sie im Dialog optional Kontaktgruppen aus, die den Gebührenbescheid per E-Mail erhalten sollen.
  4. Klicken Sie auf In Rechnung stellen, um zu bestätigen.

Das System führt daraufhin folgende Schritte automatisch aus:

  1. Alle offenen Gebührenpositionen werden als abgerechnet markiert; das Datum wird in der Spalte „Abgerechnet am" eingetragen.
  2. Ein Gebührenbescheid (PDF) wird erstellt und — sofern konfiguriert — digital signiert.
  3. Der Bescheid wird per E-Mail an den Antragsteller und alle ausgewählten Kontaktgruppen versendet.
  4. Der Gebührenbescheid wird in der Abrechnungshistorie (siehe unten) gespeichert und kann dort jederzeit erneut heruntergeladen werden.

Nicht rückgängig zu machen

Mit der Bestätigung werden alle offenen Positionen unwiderruflich als abgerechnet markiert.

Gebühren exportieren

Mit dem Button „Exportieren" können abgerechnete Gebührenpositionen als Tabelle heruntergeladen werden. Der Export steht unabhängig vom Abrechnungsstatus jederzeit zur Verfügung.

  1. Öffnen Sie den Vorgang → Tab Gebühren.
  2. Klicken Sie auf Exportieren.
  3. Wählen Sie das gewünschte Format:
Format Geeignet für
CSV Weiterverarbeitung in Excel, Import in andere Systeme
XLSX Direktes Öffnen in Excel mit Formatierung

Abrechnungshistorie

Unterhalb der Gebührenpositionen befindet sich der Abschnitt „Abrechnungshistorie". Er ist standardmäßig eingeklappt und listet alle bisher erstellten Gebührenbescheide des Vorgangs auf.

Spalte Inhalt
Datum Zeitpunkt der Abrechnung
Betrag (€) Gesamtbetrag des Gebührenbescheids
Ausgestellt von Name des Sachbearbeiters, der die Abrechnung ausgelöst hat
Dokumente Download-Button für das Original-PDF

Siehe auch