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Vorgangslebenszyklus

Ein Vorgang durchläuft von der Antragstellung bis zum Abschluss mehrere Stationen. Die folgende Übersicht zeigt die typische Abfolge, beteiligte Akteure und die wichtigsten Aktionen je Phase.

Phasen im Überblick

1. Eingang (Neuantrag)

Akteur: Antragsteller (AS)

Der AS stellt den Antrag über das Online-Formular, das Antragstellerportal oder der Sachbearbeiter legt ihn manuell in der Listenansicht an. Der Vorgang erhält den Status Neuantrag und ist noch keinem Sachbearbeiter zugewiesen.

2. Prüfung (In Bearbeitung)

Akteur: Sachbearbeiter (SB)

Der SB weist sich im ersten Tab (Basisinformationen) selbst als Sachbearbeiter zu. Der Status wechselt auf In Bearbeitung. Der SB prüft die Angaben, ergänzt fehlende Informationen, fordert bei Bedarf Unterlagen nach und stimmt mit dem AS über die Kommentarfunktion ab.

Relevante Funktionen in dieser Phase:

3. Genehmigung

Akteur: SB

Nach erfolgreicher Prüfung erteilt der SB die Genehmigung. Das System generiert den Genehmigungsbescheid und versendet ihn per E-Mail an den AS und optional an definierte Kontaktgruppen (z. B. Feuerwehr, Entsorger).

Bei Antragsarten mit separater Aufbruchsgenehmigung Optional erfolgt die Aufbruchsfreigabe vor der VAO-Genehmigung. Erst nach erteilter Aufbruchsfreigabe kann die VAO-Genehmigung ausgestellt werden.

4. Durchführung

Akteur: AS, SB

Der AS beginnt die Maßnahme. Je nach Konfiguration sind folgende Meldungen vorgesehen:

Meldung Akteur Optional
Baubeginnanzeige (tatsächlicher Beginn) AS Optional
Verlängerungsantrag AS Optional
Fertigmeldung AS Optional

5. Abnahme

Akteur: SB (vor Ort oder im Portal)

Nach der Fertigmeldung führt der SB eine oder mehrere Abnahmen durch. Mängel werden direkt erfasst und dem AS gemeldet.

6. Gewährleistung

Akteur: System, SB

Der Vorgang wechselt in die Gewährleistungsphase, sobald eine Abnahme ohne offene Mängel vorliegt oder die Prüfungsfrist abgelaufen ist (Standard: 12 Werktage nach Fertigstellung gemäß § 12 VOB/B). Das Gewährleistungsende wird automatisch anhand der konfigurierten Dauer berechnet. Das Dashboard erinnert rechtzeitig vor Ablauf.

7. Abschluss

Akteur: System

Nach Ablauf der Gewährleistungsfrist wechselt der Vorgang automatisch auf Abgeschlossen.

Abweichende Pfade

Situation Aktion Ergebnis
Antrag nicht genehmigungsfähig Antrag ablehnen Status: Antrag abgelehnt
AS zieht Antrag zurück AS: Antrag zurückziehen im Portal Status: Antrag zurückgezogen

Konfigurierbare Schritte

Mehrere Schritte im Lebenszyklus sind optional und werden in den Einstellungen › Aufbruch aktiviert:

  • Separate Aufbruchsgenehmigung
  • Baubeginnanzeige erforderlich
  • Fertigmeldung erforderlich
  • Abnahme erforderlich vor Gewährleistung

Siehe auch