Antragsteller & Kontakte¶
Pfad: Stammdaten → Antragsteller & Kontakte
Verwaltet alle Personen, die nicht dem internen Personal angehören: Antragsteller mit Zugang zum Antragstellerportal sowie Kontaktpersonen ohne eigene Zugangsdaten.
Rollen: Antragsteller vs. Kontakt¶
| Eigenschaft | Antragsteller | Kontakt |
|---|---|---|
| Zweck | Person, die selbst Anträge stellt oder gestellt hat | Ansprechpartner, der in Vorgängen als beteiligte Person erfasst wird |
| Antragstellerportal-Zugang | ✓ Ja – erhält Zugangsdaten per E-Mail | – Nein – kein Passwort, kein Login |
| Willkommens-E-Mail | ✓ Wird automatisch beim Anlegen versendet | – Wird nicht versendet |
| Zu Antragsteller beförderbar | – | ✓ Nachträglich mit Passwort versehbar |
Liste¶
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Vor- und Nachname (durchsuchbar und sortierbar) |
| E-Mail-Adresse (durchsuchbar) | |
| Rolle | Badge „Antragsteller" oder „Kontakt" |
| Ort | Wohnort (ein-/ausblendbar) |
| Organisation | Zugeordnete Organisation, sofern vorhanden (ein-/ausblendbar) |
Die globale Suche findet Einträge anhand von Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
Anlegen¶
Pfad: Stammdaten → Antragsteller & Kontakte → Neu
Name und Kontakt¶
| Feld | Pflicht |
|---|---|
| Vorname (max. 30 Zeichen) | ✓ |
| Nachname (max. 30 Zeichen) | ✓ |
| E-Mail (einmalig, max. 60 Zeichen) | ✓ |
| Telefonnummer (max. 30 Zeichen) | – |
Anschrift¶
| Feld | Pflicht |
|---|---|
| Straße (max. 60 Zeichen) | ✓ |
| Hausnummer (max. 10 Zeichen) | – |
| PLZ (max. 10 Zeichen) | ✓ |
| Ort (max. 60 Zeichen) | ✓ |
Kassenkonto¶
Kontonummer für Gebührenzwecke (max. 30 Zeichen). Ist der Person eine Organisation mit eigenem Kassenkonto zugewiesen, hat das Konto der Organisation Vorrang – siehe Kassenkonto-Priorität.
Rolle (nur beim Anlegen)¶
Auswahl zwischen Antragsteller und Kontakt (Mehrfachauswahl möglich). Die Rolle kann nach dem Anlegen nicht mehr über diese Oberfläche geändert werden.
Automatische Zugangsdaten
Wird die Rolle „Antragsteller" vergeben, erhält die Person nach dem Speichern automatisch eine E-Mail mit einem systemseitig generierten Passwort und dem Link zum Antragstellerportal. Kontakt-Nutzer erhalten keine E-Mail und kein Passwort.
Bearbeiten¶
Im Bearbeitungsformular sind alle Felder außer der Rollenzuweisung editierbar. Zusätzlich erscheint bei Bedarf der Abschnitt Organisationsanfrage.
Organisationsanfrage¶
Hat sich die Person im Antragstellerportal registriert und dabei einen Organisationsnamen angegeben, erscheint dieser Abschnitt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Angefragter Organisationsname | Vom Nutzer eingetragener Name (nur Anzeige) |
| Organisation zuweisen | Suche und Zuweisung einer bestehenden Organisation. Das System schlägt ähnlich klingende Organisationen vor. |
Nach der Zuweisung wird die Organisation dauerhaft mit dem Nutzerkonto verknüpft.
Inline-Erfassung im Vorgangsformular¶
Antragsteller und Kontakte können direkt beim Bearbeiten eines Vorgangs neu angelegt werden – ohne die Stammdaten-Seite öffnen zu müssen. Das Inline-Formular öffnet sich über das „+"-Symbol neben dem jeweiligen Auswahlfeld im Beteiligte-Reiter des Vorgangsformulars.
| Aspekt | Antragsteller-Feld | Kontakt-Feld |
|---|---|---|
| Rolle | Wird automatisch als Antragsteller angelegt | Wird automatisch als Kontakt angelegt |
| Vorgangszuweisung | Sofort nach dem Speichern | Sofort nach dem Speichern |
| Willkommens-E-Mail | ✓ Wird sofort versendet | – Keine E-Mail |
| Passwort | Systemseitig generiert | Keines |
Die Willkommens-E-Mail wird beim Speichern des Inline-Formulars versendet – unabhängig davon, ob der zugehörige Vorgang danach noch gespeichert wird.
Kassenkonto-Priorität¶
1. Kassenkonto der zugeordneten Organisation (falls vorhanden)
2. Kassenkonto der Person selbst
Ist die Person keiner Organisation zugeordnet oder hat die Organisation kein Kassenkonto, wird das Konto der Person direkt verwendet.
Kassenkonto als Genehmigungsvoraussetzung
Wenn die Option „Kassenkonto für Genehmigung erforderlich" in den Fachmodul-Einstellungen aktiviert ist, muss vor der Genehmigung ein gültiges Kassenkonto hinterlegt sein.
Kontakt zu Antragsteller befördern¶
Ein reiner Kontakt (ohne Passwort) kann auf zwei Wegen zum Antragsteller werden:
- Automatisch — Stellt ein bestehender Kontakt seinen ersten eigenen Antrag über das Online-Formular, erkennt das System die E-Mail-Adresse, vergibt die Rolle „Antragsteller" und sendet die Zugangsdaten.
- Manuell — Ein Administrator setzt über Verwaltung → Benutzer ein neues Passwort und vergibt die Rolle „Antragsteller"; die Rolle „Kontakt" wird dabei entzogen.
Hinweise¶
E-Mail-Adresse ist eindeutig — Jede E-Mail-Adresse kann nur einem Nutzerkonto zugeordnet sein. Ein Duplikat wird beim Speichern abgelehnt.
Willkommens-E-Mail nur einmalig — Die E-Mail mit Zugangsdaten wird nur beim erstmaligen Anlegen versendet. Ein erneutes Versenden oder ein Passwort-Reset erfolgt über die Benutzerverwaltung.
Kontakte können sich nicht anmelden — Nutzer mit ausschließlich der Rolle „Kontakt" haben kein Passwort und keinen Zugang zum Antragstellerportal. Sie erhalten keine automatischen Systembenachrichtigungen.
Protokollierung — Jede Anlage, Bearbeitung und Löschung wird im Systemprotokoll festgehalten.