Konfiguration

Administration

• Aufgaben: Steuerung wiederkehrender Aufgaben mit manueller Ausführungsmöglichkeit
• Log: Strukturierte Ansicht von Log-Einträgen mit Zeitstempel, Level (farblich abgehoben und detaillierter Logmeldung

Rollen & Rechte

• Zugang wird über eine Rollen-/Rechte-basierte Benutzersteuerung verwaltet.
• Eine 2-Faktor-Authentifizierung via TOTP kann jeder Benutzer individuell in seinen Benutzereinstellungen konfigurieren.
• Benutzer:
  • Anlegen und Bearbeiten aller im System registrierten Benutzer (Administratoren, Sachbearbeiter und Antragsteller)
  • Zuweisung von Rollen

• Rollen:
  • Anlegen und Bearbeiten aller im System registrierten Rollen. Standardmäßig super_admin, Sachbearbeiter und Bürger
  • Einzelne Berechtigungen können einer Rolle zugeteilt werden
  • Über die Zuordnung von Rollen zu Bezirken (in Auswahllisten zu definieren) kann eine Art ==Mandantenverwaltung== umgesetzt werden. Eine Rolle wäre dann eine Kommune.
  • Duplizieren von Rollen ebenfalls möglich.

* Optional können an einer Rolle auch Stammdaten (Adresse, Logo, Bankdaten etc.) eingetragen werden, welche im Genehmigungs-PDF die globalen Stammdaten aus den Einstellungen überschreibt (kleine Mandantenlösung)

• Zugriff auf Organisationen und Kontakte:
  • Ein Antragsteller hat Zugriff (sieht diese im Antragsformular) auf alle Kontakte und Organisationen, die an einem Vorgang hängen bei dem er auch Antragsteller ist.
  • Diese müssen beim ersten Antrag erstellt werden.

Einstellungen

• Adressen: Einfacher Massenimport (GeoJSON) Ihrer individuellen Adressdaten (z.B. aus ALKIS) für amtlich-genaue Aufbruchsverortung

• Anwendung

  • Allgemeine Einstellungen
    • Stammdaten: Verwaltung von Mandaten-Daten (Logo, Adressen, Bankdaten)
    • E-Mail: Einstellungen zum automatisierten Versenden von E-Mails aus Servo heraus
    • API: API-Schlüssel zur Anbindung externer Anwendungen (bisher OpenCage zur Geocodierung)
  • Rechtliches:
    • Impressum: Link zu Ihrem externen Impressum (erscheint in Servo Fußleiste)
    • Datenschutz: Angabe Ihrer Datenschutzerklärung (erscheint in Servo Fußleiste)
  • Karteneinstellungen
    • Einstellungen für das kleine Kartenfenster am Vorgang
    • Grundlegende Einstellungen wie Startausdehnung (Mittelpunkt und Zoom) und Hintergrundkarte
    • Externe WMS-Dienste
  • Übersichtskarte
    • Einstellungen der Vollbild-Übersichtskarte
    • Grundlegende Einstellungen wie Startausdehnung (Mittelpunkt und Zoom) und Hintergrundkarte
    • Externe WMS-Dienste
  • Auswahllisten
    • Anwendungsübergreifende Auswahllisten (derzeit Kontaktarten und Organisationsarten)

• Allgemeine Einstellungen

  • Jahresgenehmigung als Option. Wenn ja, dann kann einem AS eine Genehmigung für einen definierbaren Zeitraum erteilt werden (Bescheid fehlt noch). Diese kann dann bei weiteren Anträgen vom AS ausgewählt werden.
  • Separate Aufbruchsgenehmigung aktivieren.\nWenn aktiv, werden im Tab Aufbruch die Felder genehmigt und genehmigt bis aktiviert. Ohne ein Genehmigung hier kann keine VAO genehmigt werden.
  • Gebühren aktivieren.\nWenn aktiviert wird ein Gebührentab eingeblendet, die eine Erfassung von mehreren Gebühren ermöglicht. Die Gesamtsumme erscheint dann im Bescheid.
  • Baubeginnanzeige durch den AS erforderlich. Wenn ja, dann Zugriff auf Datenfelder für AS und Einfluss auf workflow.
  • Fertigmeldung durch den AS erforderlich. Wenn ja, dann Zugriff auf Datenfelder für AS und Einfluss auf workflow.
  • Abnahme als Meldung erforderlich durch SB. Einfluss auf workflow Abnahme erforderlich "blockiert" den Sprung zur Gewährleistungsphase nur für 12 Tage, danach springt der Bearbeitungsstatus in die Gewährleistung. Die 12 Tage können unter Prüfungsfrist nach Fertigstellung (Tage) angepasst werden.
  • Gewährleistungsdauer\nIndividuelle Dauer in Jahren einstellbar. Diese berechnet daraufhin automatisch das Gewährleistungsende.\nErinnerung an Gewährleistungsablauf eintragbar (in Tagen) für dashboard ==(Email Versand noch offen)==.
  • Aktenzeichen. Automatisch und Präfix - ermöglicht die Verwendung eines automatisiert generierten Aktenzeichens aus Jahr und fortlaufender Nummer, optional mit einem Präfix. Dann ist das Aktenzeichen ein read only Feld. Andernfalls kann man es manuell befüllen.
  • Geokodierung: Die Gekodierung erfolgt über Straße, Hausnummer, Ort. Seit Version 1.0 existiert eine Auswahlliste für Bezirk als Alternative (kann auch genutzt werden zu Rollenzuordung) oder um eine implizite Auswahl eines Ortes zu erzwingen (damit Anträge nicht in einem falschen Ort gestellt werden können). ==Achtung==: Bei den Online Formularen müssen dann unbedingt city oder disdrict deaktiviert werden.
  • E-Mail Versand als Benachrichtigung ja/ nein für
    • Sachbearbeiter Wechsel. Wird der Sachbearbeiter neu zugewiesen, erhält dieser eine Email.
    • Kommentar Eintrag. Mail an SB
    • Kommentar Eintrag. Mail an AS
    • Mangel Eintrag. Mail an Zuständigen
    • Neuer Antrag im System Mail an zentrale Email der Anwendung (siehe Einstellungen)
    • Auswahllisten\nAuswahllisten, die im System genutzt werden können bearbeitet und ergänzt werden
    • Maßnahmen-Zuordnung\nUm dem Antragsteller die Erfassung von Anträgen einfacher zu machen, können frei definierbare Antragsarten (siehe Auswahllisten) einer „rechtlichen Zuordnung" = Antragsart zugwiesen werden. Die Idee ist, dass er sich aus der Zuordnung je Antrag automatisch die Information ableitet, ob eine VAO, Sondernutzung, Aufbruch vorliegt und in Abhängigkeit davon weiter Datenfelder/ Tabs etc aktiviert/deaktiviert und Prozesse steuert.

  • Online-Formular

    • Willkommenstext bearbeitbar in Einstellungen
    • „Ich habe die Bestimmungen gelesen" Es kann ein frei definierbarer Text eingetragen werden, der mit einer checkbox als Plichtfeld durch den AS bestätigt werden muss.
    • Felder:\nAnzeigen/ nicht anzeigen von Feldern\nPflichtfeld ja/nein\nAliasvergabe möglich\nErgänzung Hilfstext möglich\nFelder Einstellungen\nAliasnamen für Felder und frei definierbarer Hilfetext\nFeldsichtbarkeit und Pflichtfeld ja/nein für jede eigene Antragsart

    

    • Thema\nEinstellung der farblichen Gestaltung der Anwendung
    • Vorlagen
      • E-Mail-Vorlagen\nHier kann für verschiedene Emails das Template angepasst werden. Die Verknüpfung\nzwischen template Name und workflow ist fest verknüpft. Beschreibung folgt
      • PDF-Vorlagen\nHier lassen sich bestehende PDF Genehmigungen z.B. anpassen oder neue erstellen.\nDiese werden dann beim Genehmigungsprozess zur Auswahl angeboten.
    • Funktionen
      • automatisierte Verortung der Örtlichkeit des Vorganges (via Adresse)
      • Editierfunktion: Ergänzen freier Geometrien je Vorgang
      • Layersteuerung