Digitale Signatur¶

Modul

Die digitale Signatur ermöglicht die rechtssichere, automatische Siegelung von Genehmigungsbescheiden und Freigaben über das SecCommerce Signaturportal. Alle Dokumente werden vor dem E-Mail-Versand digital signiert, um deren Authentizität und Integrität zu gewährleisten.

Übersicht¶

Wenn die digitale Signatur aktiviert ist, werden folgende Dokumente automatisch gesiegelt:

Aufbruchsfreigaben (reine Aufbrüche)
VAO-Genehmigungen (Verkehrsanordnung)
Sondernutzungsgenehmigungen
Kombinierte Genehmigungsbescheide

Der Prozess erfolgt vollautomatisch im Hintergrund und erfordert keine zusätzlichen Schritte von Sachbearbeitern.

Funktionsweise für Sachbearbeiter¶

Prozessablauf¶

Der Prozess läuft für Sachbearbeiter wie gewohnt ab:

Antrag prüfen und bearbeiten: Anträge werden wie üblich gesichtet, geprüft und bei Bedarf mit zusätzlichen Informationen (z. B. Geometrien) ergänzt.
Genehmigung erteilen bzw. Freigabe: Nach Abschluss der Prüfung wird die Genehmigung (VAO/Sondernutzung) über den Button "Genehmigen" oder die Freigabe (Aufbruch) über den Button "Freigeben" im Einzeldatensatz erteilt.

Automatische Siegelung: Das System generiert das Dokument (Genehmigungsbescheid oder Freigabemitteilung) und übermittelt es automatisch an das SecCommerce Signaturportal zur digitalen Siegelung.
E-Mail-Versand: Das gesiegelte Dokument wird automatisch per E-Mail an den Antragsteller versendet.
Dokumentanhang: Sowohl das ursprüngliche als auch das gesiegelte Dokument werden dem Vorgang als Anhänge hinzugefügt.

Automatischer Prozess

Die digitale Signatur wird automatisch auf alle Genehmigungsbescheide und Freigabemitteilungen angewendet, bevor sie per E-Mail versendet werden. Das ursprüngliche unsignierte Dokument bleibt im System gespeichert.

Dokumentstatus¶

Im Dokumentenbereich eines Vorgangs sind beide Versionen des Dokuments verfügbar:

Genehmigung/Freigabe [Original]: Das unsignierte Originaldokument
Genehmigung/Freigabe [Signiert]: Das digital gesiegelte Dokument mit SecCommerce-Siegel

Visuelle Darstellung des Siegels¶

Je nach Konfiguration durch Administratoren kann das digitale Siegel auf dem Dokument sichtbar oder unsichtbar sein:

Sichtbares Siegel¶

Wenn ein sichtbares Siegel konfiguriert ist, erscheint der Firmenstempel an der definierten Position auf dem Dokument (z. B. unten rechts auf der ersten Seite).

Unsichtbares Siegel¶

Bei unsichtbarer Konfiguration ist das Dokument digital signiert, ohne dass eine visuelle Annotation auf dem Dokument erscheint. Die Signatur ist dennoch technisch vorhanden und kann mit geeigneter Software verifiziert werden.

Vorteile der digitalen Signatur¶

Die digitale Signatur bietet mehrere Vorteile:

Rechtssicherheit: Digital gesiegelte Dokumente erfüllen rechtliche Anforderungen an elektronische Signaturen.
Authentizität: Empfänger können die Echtheit des Dokuments überprüfen.
Integrität: Jegliche nachträgliche Änderung am Dokument macht die Signatur ungültig und ist sofort erkennbar.
Automatisierung: Der gesamte Prozess erfolgt automatisch ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Nachvollziehbarkeit: Beide Dokumentversionen (signiert und unsigniert) bleiben im System archiviert.

Häufige Fragen¶

Muss ich als Sachbearbeiter etwas beachten?¶

Nein. Die digitale Signatur erfolgt vollautomatisch. Der Prozess für Genehmigungen und Freigaben ändert sich nicht.

Was passiert, wenn die Siegelung fehlschlägt?¶

Wenn die digitale Signatur aktiviert ist, ist sie verpflichtend. Bei technischen Problemen mit dem Signaturportal bricht der gesamte Vorgang ab und die Genehmigung bzw. Freigabe wird nicht erteilt. Ein Fehler wird protokolliert und sollte im Log-Viewer überprüft werden. Administratoren müssen das Problem beheben, bevor weitere Genehmigungen oder Freigaben erteilt werden können.

Kann ich das unsignierte Dokument nachträglich abrufen?¶

Ja. Beide Versionen des Dokuments (signiert und unsigniert) sind dauerhaft als Anhänge am Vorgang gespeichert und können jederzeit heruntergeladen werden.

Werden auch andere Dokumente signiert?¶

Die digitale Signatur gilt derzeit nur für automatisch generierte Bescheide und Mitteilungen (Aufbruchsfreigaben, VAO-Genehmigungen und Sondernutzungsgenehmigungen). Manuell hochgeladene Dokumente oder Anhänge werden nicht automatisch gesiegelt.

Konfiguration¶

Die Konfiguration der digitalen Signatur erfolgt ausschließlich durch Administratoren.

Admin

Details zur Einrichtung finden Sie in der Admin-Anleitung: Digitale Signatur konfigurieren.

Siehe auch¶

Workflows & Automatisierungen – Genehmigungsprozess im Detail
Einzeldatensatz – Bearbeitung von Anträgen
Admin-Anleitung: Digitale Signatur konfigurieren