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Digitale Signatur konfigurieren

Admin

Diese Anleitung beschreibt die Einrichtung der digitalen Signatur über das SecCommerce Signaturportal. Nach der Konfiguration werden alle Genehmigungsbescheide und Freigabemitteilungen automatisch gesiegelt, bevor sie per E-Mail versendet werden.

Voraussetzungen

  • Zugang zum SecCommerce Signaturportal
  • API-Zugangsdaten (URL, Benutzername, Passwort)
  • Siegel-Konfigurations-ID von SecCommerce
  • Administratorrechte in Servo

Zugriff auf die Einstellungen

Die Konfiguration der digitalen Signatur erfolgt über:

Verwaltung → Einstellungen → Digitale Signatur

Digitale Signatur aktivieren

  1. Setzen Sie den Haken bei "Aktivieren", um die Funktion einzuschalten.

Screenshot: Aktivierungsoption für digitale Signatur

Auswirkung der Aktivierung

Sobald aktiviert, werden alle neu erstellten Genehmigungsbescheide und Freigabemitteilungen vor dem E-Mail-Versand automatisch mit dem digitalen Siegel versehen.

API-Konfiguration

Nach der Aktivierung werden die API-Konfigurationsfelder sichtbar. Tragen Sie die Zugangsdaten für das SecCommerce Signaturportal ein:

API-Zugangsdaten

API URL
Die vollständige URL zum SecCommerce API-Endpunkt (z. B. https://api.seccommerce.de/signatur/v1)
API Benutzername
Ihr SecCommerce API-Benutzername
API Passwort
Das zugehörige API-Passwort (wird verschlüsselt gespeichert)
Siegel Konfigurations-ID
Die von SecCommerce bereitgestellte ID Ihrer Siegelkonfiguration

Screenshot: API-Konfigurationsfelder

Zugangsdaten sicher aufbewahren

Bewahren Sie die API-Zugangsdaten sicher auf und teilen Sie diese nicht mit unbefugten Personen. Das API-Passwort wird im System verschlüsselt gespeichert.

Signatur-Einstellungen auf dem Dokument

Konfigurieren Sie, wie das digitale Siegel auf den Genehmigungsdokumenten dargestellt wird:

Visuelle Darstellung

Firmenstempel sichtbar
Wählen Sie Ja, um das Firmensiegel visuell auf dem Dokument anzuzeigen, oder Nein für eine unsichtbare digitale Signatur ohne visuelle Annotation.
Seite für Signatur
Geben Sie die Seitenzahl an, auf der das Siegel platziert werden soll (z. B. 1 für die erste Seite, -1 für die letzte Seite).
Horizontale Position
Position des Siegels von links (in Pixel oder Prozent, abhängig von der SecCommerce-Konfiguration).
Vertikale Position
Position des Siegels von oben (in Pixel oder Prozent, abhängig von der SecCommerce-Konfiguration).

Screenshot: Signatur-Einstellungen für visuelle Darstellung

Positionierung testen

Testen Sie die Positionierung mit einem Testdokument, um sicherzustellen, dass das Siegel an der gewünschten Stelle und ohne Überlagerung wichtiger Inhalte erscheint.

Einstellungen speichern

Klicken Sie auf "Speichern", um die Konfiguration zu übernehmen.

Funktionsweise nach der Aktivierung

Nach erfolgreicher Konfiguration läuft der Prozess wie folgt ab:

  1. Genehmigung erteilen bzw. Freigabe: Sachbearbeiter genehmigen einen Antrag (VAO/Sondernutzung) oder geben einen Aufbruch frei.
  2. Dokument generieren: Das System erstellt das Dokument (Genehmigungsbescheid oder Freigabemitteilung als PDF).
  3. Automatische Siegelung: Das Dokument wird an das SecCommerce Signaturportal übermittelt und digital gesiegelt.
  4. E-Mail-Versand: Das gesiegelte Dokument wird automatisch per E-Mail an den Antragsteller versendet.
  5. Speicherung: Sowohl das ursprüngliche unsignierte als auch das gesiegelte Dokument werden im System gespeichert.

Dokumentspeicherung

Die digitale Signatur wird automatisch auf alle Genehmigungsbescheide und Freigabemitteilungen angewendet, bevor sie per E-Mail versendet werden. Das ursprüngliche unsignierte Dokument bleibt im System gespeichert.

Verpflichtende Signatur

Wenn die digitale Signatur aktiviert ist, ist sie verpflichtend. Bei einem Fehler während der Siegelung bricht der gesamte Vorgang ab und die Genehmigung bzw. Freigabe wird nicht erteilt. Stellen Sie daher sicher, dass die API-Konfiguration korrekt ist und die Verbindung zum SecCommerce-Portal stabil funktioniert.

Fehlerbehandlung

Falls die Siegelung fehlschlägt:

  • Überprüfen Sie die API-Zugangsdaten und die Netzwerkverbindung.
  • Kontrollieren Sie die Siegel-Konfigurations-ID.
  • Prüfen Sie die Logs im Log-Viewer auf Fehlermeldungen.
  • Kontaktieren Sie bei anhaltenden Problemen den SecCommerce Support.

Siehe auch